Vous sentez-vous submergé par toutes les choses que vous devez faire pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise de commerce électronique ?
L'embauche d'un assistant virtuel peut vous aider à alléger la charge de travail et vous permettre de vous concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.
Votre assistant administratif peut vous aider à gérer le service client, les demandes sur les médias sociaux et la saisie de données. Il peut également vous aider à générer et à entretenir des prospects pour votre site de commerce électronique, à suivre les dépenses, à préparer des rapports d'analyse commerciale et à effectuer d'autres tâches administratives.
Vous ne savez pas comment engager un assistant virtuel pour votre entreprise de commerce électronique ? Poursuivez votre lecture pour découvrir six conseils :
1. Dressez la liste des tâches que vous souhaitez déléguer
Avant d'engager un assistant virtuel, vous devez connaître les tâches pour lesquelles vous avez besoin d'aide. Cela peut vous aider à rationaliser vos options d'assistant virtuel. N'oubliez pas que les assistants virtuels n'ont pas tous les mêmes compétences. Certains sont plus compétents pour répondre au téléphone et saisir des données, tandis que d'autres sont plus doués pour les médias sociaux et la préparation de rapports.
Dressez une liste des tâches que vous effectuez habituellement dans le cadre de votre activité de commerce électronique. Classez-les ensuite dans l'une ou l'autre de ces catégories :
- Les tâches à forte valeur ajoutée sont celles que vous devez conserver. Vous ne devez pas les déléguer car elles déterminent la rentabilité de votre entreprise. L'innovation et l'idéation en matière de produits sont des exemples de tâches à forte valeur ajoutée.
- Les tâches à faible valeur ajoutée sont généralement routinières et ne nécessitent aucune forme de collaboration. Il s'agit notamment de la gestion du calendrier et de la mise à jour des listes de produits de commerce électronique.
- Les tâches subalternes sont celles auxquelles vous consacrez plus de temps que vous ne le devriez. Il peut s'agir de répondre à des appels téléphoniques, de saisir des données ou de modifier une image vedette sur votre site.
Une fois que vous avez dressé une liste claire de vos tâches, vérifiez les tâches à faible valeur ajoutée et les tâches subalternes. Ce sont les tâches que vous pouvez confier à un assistant virtuel. Un assistant virtuel vous aidera à remplir votre agenda avec des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui est le moyen le plus rapide d'augmenter vos ventes et votre chiffre d'affaires.
Cela nous amène au prochain conseil sur la façon d'embaucher un assistant virtuel.
2. Rédigez une description de poste
Lorsque vous recrutez un assistant virtuel, il est essentiel de rédiger une bonne description de poste. Elle vous permettra de n'interviewer que les candidats qui répondent à vos critères spécifiques, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps au cours du processus d'embauche.
Voici quelques éléments à inclure dans votre description de poste :
- Les tâches spécifiques pour lesquelles vous avez besoin d'aide.
- les qualifications et le niveau d'expérience que vous recherchez.
- Le nombre d'heures de travail par semaine dont vous avez besoin.
- Le salaire.
- les exigences linguistiques.
- la localisation (si vous souhaitez que votre personnel virtuel se trouve dans un pays spécifique).
Plus votre description de poste est détaillée, mieux c'est.
Quels que soient vos critères, lorsque vous élaborez votre description de poste, rédigez-la dans un langage simple afin que les candidats puissent facilement comprendre ce que vous recherchez.
N'oubliez pas que votre description de poste d'AV doit attirer les bons candidats. De plus, si vous êtes une marque assez connue, incluez toujours votre logo dans vos offres d'emploi afin d'attirer le plus d'attention possible.
3. Publiez votre offre d'emploi en ligne
Votre description de poste étant prête, il est temps de rechercher les bons candidats en ligne. Vous pouvez publier votre description de poste sur les médias sociaux, mais si vous décidez de suivre cette voie, assurez-vous de ne pas choisir la plateforme qui vous vient à l'esprit.
Tenez compte des plateformes sur lesquelles les assistants virtuels sont le plus susceptibles d'être présents. Sur LinkedIn, par exemple, si vous cherchez "assistants virtuels", vous obtiendrez des milliers de résultats.
Cela signifie qu'il s'agit d'une excellente plateforme pour publier votre offre d'emploi. Mais les médias sociaux ne sont pas la seule plateforme que vous pouvez exploiter. Bien que les médias sociaux aient une grande portée, rien ne garantit que les personnes qui répondront à votre offre d'emploi possèdent les qualifications requises.
Pour tirer le meilleur parti de votre temps, annoncez donc votre offre sur des plates-formes spécifiques pour les assistants personnels. Ces plateformes préparent généralement les candidats à l'emploi. Cela signifie qu'elles interviewent d'abord les candidats, puis n'autorisent sur ces plateformes que les plus qualifiés en fonction de leurs compétences et de leur attitude.
En d'autres termes, si vous annoncez votre offre d'emploi ici, vous aurez accès aux meilleurs candidats dès le départ. Pour vous donner une idée de l'ampleur du filtrage des candidats, certaines plateformes n'autorisent que 1 % des personnes qui ouvrent un compte à y rester.
Ces plateformes spécialisées peuvent également faire correspondre des candidats présélectionnés avec le texte de votre description de poste et le niveau d'expertise que vous préférez. Vous pouvez alors recevoir des offres dans les 24 heures.
4. Examinez les candidatures et planifiez les entretiens
Lors de l'examen des candidatures, tenez compte de l'expérience du candidat, de ses qualifications, de ses tarifs et des témoignages de ses anciens clients. Dans certains cas, une recherche rapide sur le nom du candidat peut fournir beaucoup d'informations.
Si vous ne trouvez rien, vous pouvez consulter les comptes de médias sociaux ou le site web du candidat. Vous pouvez également consulter son profil sur la plateforme où vous avez publié votre offre d'emploi.
Bien entendu, vous ne devez pas vous fier uniquement à ce que les candidats ont écrit dans leur profil. Une fois que vous avez choisi les candidats avec lesquels vous souhaitez avancer, vous devez encore organiser un entretien. Un appel vidéo en direct, en tête-à-tête, vous permettra de voir les signaux verbaux du candidat.
Au cours du processus de sélection, posez des questions sur les points suivants :
- Les qualifications : Vos questions doivent dépendre du type de tâches que vous souhaitez confier à l'assistant virtuel. Ainsi, si vous souhaitez qu'il réponde aux questions des clients, vous pouvez lui demander s'il sait utiliser un logiciel de chat en direct, par exemple.
- Disponibilité : Demandez-lui quand il pourra commencer à travailler s'il passe le processus de sélection.
- Références : Demandez le nom des personnes qui peuvent se porter garantes de leur travail.
L'entretien devrait vous permettre de déterminer si un candidat peut passer à la phase suivante. Vérifiez également ses compétences en matière de communication orale et de compréhension. N'oubliez pas que votre AV devra comprendre vos instructions pour pouvoir travailler comme prévu. Il devra également vous rendre des comptes, ce qu'il ne pourra pas faire s'il ne sait pas bien communiquer.
5. Créer un test
Vous devrez reprendre la liste des tâches que vous prévoyez d'assigner à votre assistant virtuel afin de créer le test parfait pour les personnes susceptibles d'être embauchées. Après tout, vous voulez évaluer si une personne peut ou non effectuer ces tâches en premier lieu. Cela n'a pas de sens de tester les compétences en marketing des médias sociaux d'une personne si vous prévoyez de lui faire rédiger des courriels si elle est embauchée.
La meilleure façon d'évaluer l'aptitude d'un candidat potentiel à occuper un poste d'assistant virtuel est de lui faire passer un test de compétences. Par exemple, si vous envisagez d'engager un assistant virtuel pour rédiger des descriptions de produits, vous pouvez lui demander de rédiger des descriptions de produits.
Donnez aux candidats suffisamment de temps pour accomplir la tâche. Il est préférable que le temps que vous leur accordez corresponde à celui dont ils disposeraient pour accomplir la même tâche s'ils étaient embauchés. Vous pourrez ainsi vous faire une idée précise du temps qu'ils consacreraient à la tâche si vous décidiez de les employer.
Vous pouvez également leur poser des questions de nature situationnelle afin d'avoir un aperçu de leurs compétences en matière de prise de décision.
Une fois que les candidats ont passé les tests, évaluez leurs réponses en fonction de vos critères. Veillez à éliminer les candidats qui ne remettent pas leurs réponses à temps. Vous ne voulez pas embaucher quelqu'un qui ne respecte pas les délais.
6. Donnez une période d'essai
Une fois que vous avez trouvé le bon candidat, vous devez encore lui donner une période d'essai. Vous voulez voir comment il se comporterait dans la vie réelle. Une période d'essai peut durer de deux semaines à un mois.
Toutefois, avant le début de la période d'essai, présentez à votre nouvel employé les valeurs et les objectifs de l'organisation.
Envoyez-lui également une copie de ses responsabilités et des résultats spécifiques que vous attendez de lui. S'il s'occupe du service à la clientèle, ces responsabilités doivent inclure les points de contact avec les clients. S'il rédige des messages sur les médias sociaux, indiquez-lui le ton que vous attendez de lui.
Il est préférable de mettre ces éléments sur papier afin que vous ayez tous deux des critères établis pour déterminer ce qui constitue un travail de qualité. Ainsi, si vous décidez de ne pas embaucher un candidat à long terme, vous pourrez définir les attentes qu'il n'a pas été en mesure de satisfaire.
Si votre candidat satisfait à vos exigences, poursuivez l'emploi à long terme. Si vous décidez de vous séparer, continuez à chercher le bon candidat.
BONUS : Fournissez au nouvel employé les outils nécessaires
Vous avez embauché un assistant virtuel à temps plein. Félicitations ! Mais votre travail ne s'arrête pas là. Si vous voulez que votre nouvel employé réussisse dans son rôle, vous devez lui fournir les outils dont il a besoin pour y parvenir. N'attendez pas d'eux qu'ils fassent tout. Si vous pouvez alléger sa charge de travail, faites-le.
L'un des outils que vous pouvez utiliser est un chatbot de commerce électronique. Un chatbot ecommerce permet de répondre aux questions de base des visiteurs de votre site, de sorte que votre assistant personnel peut se concentrer sur d'autres aspects de votre activité. Cela se traduit par de meilleurs résultats commerciaux.
Il existe d'autres outils que vous pouvez donner à votre nouvel assistant personnel pour l'aider à être plus performant.
Par exemple, vous pouvez lui donner des descriptions de produits ou des modèles d'e-mails d'assistance à la clientèle s'il les rédige. Ainsi, ils ne perdront pas de temps à réfléchir à la manière dont ils doivent structurer leurs textes.
Vous pouvez également leur donner accès à des logiciels de conception. Ils pourront ainsi produire plus facilement des images de haute qualité pour votre site de commerce électronique.
À retenir
En tant que propriétaire d'une entreprise de commerce électronique, votre temps est précieux. Vous ne pouvez pas vous permettre de le gaspiller pour des tâches que vous pouvez facilement confier à un assistant virtuel. Il est essentiel de savoir comment embaucher un assistant virtuel.
Il vous suffit de dresser la liste des tâches que vous devez déléguer, de rédiger une description de poste et de la publier en ligne. Examinez ensuite les candidatures et interviewez les personnes que vous jugez aptes à remplir le rôle. Créez un test pour filtrer les candidatures et choisir le bon candidat. Enfin, proposez-leur une période d'essai et prenez une décision en fonction de leurs performances réelles.
N'oubliez pas que trouver la bonne personne pour le poste peut prendre un certain temps. Mais grâce à ces étapes, vous pourrez embaucher un assistant personnel qui fera passer votre entreprise de commerce électronique à la vitesse supérieure.
